Telegram-бот для записи.

Как мы запустили телеграм-бот СК «Дентика» и превратили «Счастливые часы» в канал записей

Идея бота для «Дентики» пришла, когда у них уже был отдельный модуль «Счастливые часы»: администраторы управляли скидочными слотами в своей админке, пациенты записывались на свободные окна - заполняемость росла. Но задача была амбициознее: перенести этот «короткий путь до записи» прямо в мессенджер и снять рутину с ресепшена.

Идея бота для «Дентики» пришла, когда у них уже был отдельный модуль «Счастливые часы»: администраторы управляли скидочными слотами в своей админке, пациенты записывались на свободные окна - заполняемость росла. Но задача была амбициознее: перенести этот «короткий путь до записи» прямо в мессенджер и снять рутину с ресепшена.

Что болело у клиники

Пациенты часто писали и звонили «просто спросить»: как добраться, какие акции сейчас идут, есть ли место завтра в обед. Администраторам приходилось держать в голове расписание по филиалам и вручную согласовывать запись. Команда понимала: часть этого пути можно упростить, если сделать его в Telegram - там, где пациенту удобно.

Пациенты часто писали и звонили «просто спросить»: как добраться, какие акции сейчас идут, есть ли место завтра в обед. Администраторам приходилось держать в голове расписание по филиалам и вручную согласовывать запись. Команда понимала: часть этого пути можно упростить, если сделать его в Telegram - там, где пациенту удобно.

Идея решения

Мы построили бот-«регистратуру»: человек заходит, подтверждает согласие на обработку данных, администратор одним кликом одобряет регистрацию - и дальше у пациента появляется понятная клавиатура: Записаться, Акции, Первый визит, Личный кабинет, Информация, Получить бонус. Всё в чате, без скачиваний и лишних форм.

Мы построили бот-«регистратуру»: человек заходит, подтверждает согласие на обработку данных, администратор одним кликом одобряет регистрацию - и дальше у пациента появляется понятная клавиатура: Записаться, Акции, Первый визит, Личный кабинет, Информация, Получить бонус. Всё в чате, без скачиваний и лишних форм.

Ключевой сценарий - запись за 3 шага: филиал → направление → готовые «счастливые» окна. Если у человека нестандартный запрос - всегда есть кнопка ОПЕРАТОР, и администратор берёт диалог на себя. Так мы объединили автоматизацию и «живой» сервис.

Как это работает для пациента

Быстрый старт. Нажал /start, заполнил ФИО и телефон, подтвердил согласие - получил доступ к функциям. Если в данных ошибка, бот корректно объяснит, что исправить. Одобрение - в один клик со стороны администратора.

• Быстрый старт. Нажал /start, заполнил ФИО и телефон, подтвердил согласие - получил доступ к функциям. Если в данных ошибка, бот корректно объяснит, что исправить. Одобрение - в один клик со стороны администратора.

• Запись в один экран. Видно, где ближайшие скидочные слоты; бот мгновенно бронирует время и уведомляет: «Ожидайте подтверждения администратора».

Визуал клавиатуры для клиента записи на приём: 

• Личный кабинет. Можно посмотреть предстоящие визиты и отменить. Бот предупредит, что отмену подтверждает администратор и что делать дальше.

Визуал информации о визитах для клиента:

• Польза и доверие. Разделы «Акции», «Первый визит», «О Дентике», «Филиалы»  - это короткие, понятные ответы, фото и ссылки, без «гуглинга» по сайту.

Визуал отображения информации об акции для клиента:

Визуал раздела “О Дентике” для клиента:

Визуал раздела “Филиалы” для клиента:

Что меняется для администраторов

Вместо бесконечных звонков - прозрачная админ-панель: заявки на регистрацию, записи и отмены приходят списком; подтверждение - в один клик с уведомлением пациенту.

Вместо бесконечных звонков - прозрачная админ-панель: заявки на регистрацию, записи и отмены приходят списком; подтверждение - в один клик с уведомлением пациенту.

Плюс контент: филиалы, направления, услуги, акции, «Первый визит», контакты - всё редактируется менеджером самостоятельно. Никаких «пишите разработчикам» для цены или акции.

Отдельный раздел - «Счастливые часы»: администратор добавляет срочные слоты (дата, филиал), и бот моментально показывает их пациентам. Это прямой мост из операционного окна в продажи - без Excel и переписок.

Отлично, тогда можем дополнить кейс разделом про админ-панель, с акцентом на каждый блок. Это подчеркнёт, что бот - не просто чат для пациентов, а полноценный инструмент управления. Вот пример, как это можно оформить в повествовательном стиле:

Как это работает для администраторов

Админ-панель - это сердце бота. Она позволяет управлять процессами, контролировать заявки и поддерживать качество сервиса, не теряя времени на ручные действия. В панели представлены ключевые блоки:

Админ-панель - это сердце бота. Она позволяет управлять процессами, контролировать заявки и поддерживать качество сервиса, не теряя времени на ручные действия. В панели представлены ключевые блоки:

• Клиенты - список всех пользователей бота, их обращения, регистрационные данные. Администратор подтверждает регистрацию, просматривает историю визитов и контролирует активность.

Визуал раздела Клиенты в админ-панели (вкладка Все клиенты):

Визуал раздела Клиенты в админ-панели (вкладка Обращения, сценарий подтвержения добавления клиента):

Визуал раздела Клиенты в админ-панели (вкладка Обращения, сценарий отсутствия обращений):

Визуал обращений клиентов непосредственно в аккаунте Telegram (сценарий поступления заявок и записи пациента на приём):

• Филиалы - управление всеми точками сети: добавление, редактирование информации, фото, адреса.

• Направления - терапия, пародонтология и другие направления услуг. Возможность создавать новые, редактировать существующие и привязывать к услугам.

• Услуги - управление перечнем процедур, описание, фото и ссылки. Администратор сам обновляет контент без помощи разработчиков.

• Акции - создание и редактирование акционных предложений, управление их визуалом и сроками действия.

• Информация о клинике - адреса, контакты, график работы, история сети; всё доступно для редактирования через панель.

• Первый визит - описание услуг для новых пациентов, фото, ссылки на материалы, полезные инструкции.

Визуал раздела Первый визит в админ-панели:

Бонусная система - управление отзывами и реферальными программами, начисление бонусов, контроль активности клиентов.

Визуал раздела Бонусная система в админ-панели (вкладка Реферальная система):

Визуал раздела Бонусная система в админ-панели (вкладка Отзывы):

• Счастливые часы - добавление срочных слотов записи, которые моментально показываются пациентам в боте. Это прямой канал продаж и повышения заполняемости расписания.
  
  Визуал раздела Бонусная система в админ-панели (вкладка Создание счастливых часов):

• Операторы - контроль сотрудников, которые могут подключаться к диалогу с клиентом, оперативно помогать с нестандартными запросами и поддерживать высокий уровень сервиса.

Визуал списка операторов в админ-панели:

Такой подход позволяет объединить автоматизацию и человеческий контроль: стандартные действия выполняет бот, а администратор всегда видит ситуацию целиком и может вмешаться при необходимости.

Что получает бизнес

Больше записей из привычной среды пациента - Telegram. Автоматические шаги закрывают 80% типовых запросов, а сложное - у оператора.

• Больше записей из привычной среды пациента - Telegram. Автоматические шаги закрывают 80% типовых запросов, а сложное - у оператора.

• Меньше нагрузки на ресепшен. Подтверждения, отмены, напоминания - клики в админке вместо звонков.

• Гибкая промо-коммуникация. Акции и «Первый визит» обновляются силами менеджера, без релизов.

• Заполняемость расписания. Свободные окна превращаются в «горячие предложения» в боте - пациенты видят и выбирают их первыми.

Детали, которые любят руководители

Контроль качества: каждое ключевое действие пациента подтверждает администратор - никаких «самозаписей».

• Контроль качества: каждое ключевое действие пациента подтверждает администратор - никаких «самозаписей».

• Сценарии без тупиков: в любой момент может быть активирована кнопка ОПЕРАТОР, бот не оставляет пользователя один на один с формой.

• Реферальная механика: «Пригласить друга» (рефссылка) и «Бонус за отзыв» (фото уходит на модерацию) - дополнительный органический приток.

• Без «скрытой» техподдержки: серверные требования минимальны, подходит обычный VPS (например, Cloud-30), развёртывание контейнерное.

Что говорят цифры

За первые недели после запуска через бота записалось 600 пациентов. В среднем это около 12 записей в день или ≈86 записей в неделю - при этом без лишних звонков.

За первые недели после запуска через бота записалось 600 пациентов. В среднем это около 12 записей в день или ≈86 записей в неделю - при этом без лишних звонков.

Эти цифры наглядно показывают, как автоматизация через Telegram сокращает нагрузку на ресепшен и одновременно увеличивает поток записей.

Вывод в двух строках

Пациенту - быстро и понятно. Администраторам - проще управлять спросом. А «Счастливые часы» перестали быть «скрытой функцией сайта» и превратились в заметный канал продаж.

Пациенту - быстро и понятно. Администраторам - проще управлять спросом. А «Счастливые часы» перестали быть «скрытой функцией сайта» и превратились в заметный канал продаж.

Хотите такой же эффект? Скажите, какие направления и акции для вас приоритетны - соберём карту сценариев, подключим «счастливые» слоты и запустим пилот за короткий цикл.